Тайм-менеджмент, или эффективное управление хаосом

Содержание:

Техника временных блоков

Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.

В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.

На практике это может выглядеть так:

10:00–12:00. Написать отчёт

12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам

14:00–14:30. Сходить в магазин

15:00–17:30. Сделать проект

18:00–19:00. Убраться дома

Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.

Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы

Важно, чтобы дела можно было сделать за отведённое время. Обычно у таких людей и так почти нет проблем с управлением временем

Но им может пригодиться сама идея.

«Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Обложка книги «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому

Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему

Слушать на Storytel

Планируйте меню

Лучше всего заниматься этим важным (и творческим) делом в выходные, тщательно продумывая блюда на предстоящую неделю: это длительный процесс, и вы сможете в спокойной обстановке расписать все варианты меню в лучшем виде

Кроме того, важно учесть, какие продукты вам понадобятся: при их отсутствии у вас будет время на поход в магазин, что не так легко сделать в будни. Если у вас нет  времени на такую роскошь, как рассуждения о кулинарных изысках, создайте общий план с несколькими блюдами и чередуйте их по дням

Так вы, по крайней мере, не будете кормить вашу семью одними макаронами целую неделю.

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.


Пирамида Франклина

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

  • Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
  • После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
  • Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Еще один способ стать гуру тайм-менеджмента — использование специальных приложений.

Clear

Это минималистичное приложение вышло еще в 2011 году. Его можно интегрировать в удобном виде, а функционал ограничен составлением списка задач, которые вычеркиваются по мере их выполнения.  Дизайн очень прост и не содержит ничего лишнего. По сути, приложение Clear представляет собой виртуальный аналог блокнота со списком дел и ручки.

1-3-5 List

Это приложение от американских разработчиков более функционально по сравнению с предыдущим

Дела здесь не просто записываются списком, а ранжируются по уровню важности. Каждый день вы можете установить одну big thing — важную задачу, остальные имеют статус средних по важности или мелких дел. С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче

С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче.

RescueTime

Это приложение поможет проанализировать ваш день и определить, на какие дела вы расходуете свое время. Если вы выходите из графика, приложение пришлет вам напоминание, предоставит подробные отчеты и даст оценку эффективности вашей работы. Вы сможете систематизировать рабочие процессы и решать задачи более эффективно.

Trello

Это приложение представляет собой виртуальную доску с карточками. Trello на рынке с 2011 года. С помощью наглядного интерфейса вы сразу видите, что выполнено, что находится в процессе, а что планируется на будущее. По сути, использовать Трелло — все равно что перемещать карточки или папки с документами по гигантской доске из одной стопки в другую.

Loop — Habit Tracker

Приложение Loop не ограничивается составлением списков задач, а стимулирует у вас выработку полезных привычек. Дизайн Loop очень функционален, хотя не содержит ничего лишнего. Очень полезной будет функция  отслеживания своего прогресса на календаре и информация об устойчивости привычек.

Эти и другие приложения помогут вам стать более эффективными и использовать свое время с максимальной пользой.

Управление временем

Необходимость рационального использования объективно ограниченного ресурса рабочего времени, которым человек располагает для выполнения стоящих перед ним задач. Для достижения максимальной эффективности и интенсивности использования рабочего времени целесообразно планировать свою личную работу.

Основной сферой применения концепции управления временем является творческая, интеллектуальная и управленческая деятельность, но тайм-менеджмент может применять любой человек, деятельность которого требует личной самоорганизации.

В таблице приведены основные подходы к понятию тайм-менеджмента, управлению временем.

Тайм-менеджмент

Автор

Определение

Комментарий

1.

С.И. Калинин

Управление временем – это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности.

Данный подход сосредоточен на научно-прикладной стороне данной категории.

2.

Л. Зайверт

Управление временем – это управление собой и активное формирование собственного образа жизни или лидерство.

Такой подход предполагает ориентацию на результативность планирования личной работы менеджера, исходя из имеющихся у него временных ресурсов.

Сторонники практических методик управления личным временем предлагают трактовать управление временем, делая основной упор на результаты данного процесса.

3.

Г.А. Архангельский

Тайм-менеджмент – это методика планирования личной работы менеджера, которая позволяет превратить персональное управление временем в инструмент повышения корпоративной эффективности.

Это корпоративный подход к управлению временем, основу составляет эффективная организация управленческой деятельности.

С точки зрения данного подхода, в организации должна существовать система управления трудом руководящих работников. Такая система, направленная на повышение эффективности использования их рабочего времени в интересах компании, позволяет оптимизировать управленческую деятельность в условиях ограниченных естественными причинами временных ресурсов.

4.

О.М. Шканова

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для выполнения управленческих функций, достигаемое через рационализацию определения приоритетных мер, а также контроль выполнения дел, запланированных на определенный промежуток времени.

Данный подход предполагает ориентацию на конкретные виды деятельности. Следовательно, следует согласиться, что такой подход к планированию личной работы менеджера в организации представляется более целесообразным, так как он направлен на повышение рациональности и продуктивности использования рабочего времени руководителей в интересах предприятия и ориентирован на эффективное выполнение ими управленческих функций.

В этой связи следует отметить, что понятие рабочего времени включает в себя «время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей» . Следовательно, с помощью системы управления трудом руководящих работников можно анализировать использование рабочего времени менеджерами в организации.

Анализ использования рабочего времени может быть осуществлен с помощью следующих коэффициентов:

Анализ рабочего времени в тайм-менеджменте

Коэффициент

Способ расчета

Обозначения

1.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

Кэрв = (Ф – Р) / Ф

Ф – фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

2.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

Кпрв = Пр / Ф

Пр – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин;

Ф – фонд рабочего времени, мин.

3.

Коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам, не зависящим от работника

Копрв = По / Ф

По – потери рабочего времени по организационно-техническим причинам, не зависящим от работника, мин;

Ф – фонд рабочего времени, мин.

4.

Коэффициент личных затрат рабочего времени работников (на отдых и/или личные потребности)

Клз = ЛЗ / Ф

ЛЗ – личные затраты рабочего времени работников на обеденный перерыв, перерывы и т.п., мин.

Ф – фонд рабочего времени, мин.

5.

Коэффициент соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций

Кф = Фсв / Фнсв

Фсв – время на выполнение менеджером свойственных ему функций (закрепленных за его должностью), мин;

Фнсв – время на выполнение менеджером несвойственных ему функций (не закрепленных за его должностью, обязанности других сотрудников и т.п.), мин.

Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями Sleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.

Контроль

Достижение целей не будет эффективным, если не осуществлять постоянный контроль за выполнением планов. Планы и цели регулярно нужно перепроверять и изменять, если вдруг они оказываются неактуальными или недостижимыми. Это позволяет замечать все ошибки в самом начале, пока они ещё не стали серьёзной угрозой для достижения намеченных результатов.

В тайм-менеджменте существует много способов контроля. Можно отмечать галочками или зачёркивать в ежедневнике выполненные задачи, пользоваться мобильными приложениями (Life Wheel, To Do List и др.) Или же осуществлять еженедельный/ежемесячный итоговый контроль по достижению целей.

Приоритеты тайм-менеджмента

Если в дневном плане ребенка нет свободного «окна», когда он мог бы использовать свой энергетически активный период для уроков, однозначно стоит что-то изменить в расписании. Некоторые вещи пропускать нельзя. Понятно, что в школу надо ходить, еще надо делать уроки. Однако пятое внешкольное мероприятие — это не необходимость, а вопрос выбора.

Ощущение, что ребенок что-то теряет из-за того, что он не посещает внеклассные занятия, в каком-то смысле очень правильное. Многие родители предпочли бы отвезти своего ребенка, например, на уроки верховой езды, а не заставлять его тратить время на выполнение домашних заданий. 

Но для детей является обязательным школьное образование, а значит родители должны принять условия работы государственных учреждений. И здесь важным моментом является выполнение домашних заданий. Даже если вы считаете, что их задают слишком много – выполнять надо. Это факт.

Однако внесение всего (домашних заданий и внеклассных занятий) в расписание вашего ребенка, чтобы он не упускал ни одной возможности для развития, приносит больше вреда, чем пользы. Для детей это сложно, нужно от чего-то отказываться. Это следующие решения, которые необходимо принять.

Книги об эффективном планировании времени

Предлагаем вам обратить внимание на подборку книг по эффективному планированию времени, которые непременно помогут наладить дисциплину, не погрязнуть в извечном аврале, а также привести в порядок мысли

№1. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» – Дэвид Аллен

(Личная эффективность)

Об авторе: Является экспертом, а также консультантом в вопросах управления временем. Дэвид Аллен создал довольно популярный метод повышения личной эффективности, написал несколько книг по этой теме.

О книге:

Практически каждую минуту времени у нас не только есть текущие, но и новые задачи, проекты, которые нужно сделать, а также важные дела, про которые нужно не забыть. На рабочем месте скапливается огромное количество документов.

Хаос постепенно растет, и все сложнее становится найти нужные документы и вещи в бардаке. Мы стараемся любой ценой удержать путаную информацию в своей голове, поэтому мы не можем сконцентрироваться как следует на работе, которая для нас является текущей.

Чтобы функционировать достаточно эффективно, нам придется освободить ум от лишнего и делать по одной задаче в единицу времени.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 399р

№2. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» – Глеб Архангельский

(Психология развития)

Об авторе: Глеб Архангельский – автор, который сделал огромную работу. Он, безусловно, очень талантлив. Он умеет обобщить материал. Он является не только писателем, но и спикером.

О книге:

Книга будет полезна тем, кто хочет экономно и эффективно расходовать свое время: от глав корпораций до мам в декрете.

Автор в данной книге отвечает, пожалуй, на самый важный вопрос: как успевать делать больше? Глеб решил научить свою аудиторию, как ставить приоритет для задач и выполнять только самые важные из них. Читайте.

Книга написана доступным и понятным языком. Это пошаговая инструкция, как грамотно тратить свое время и не отвлекаться на его пожирателей.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 449р

(Саморазвитие)

Об авторе: Автор является не только писателем, он также коуч. Но известно на данный момент о нем не так много.

О книге:

Франческо Чирилло – прекрасный автор, который изобрел методику продуктивности, которая стала известной на весь мир.

В своем произведении он решил подробнейшим образом рассказать, как же суметь сконцентрироваться на достаточно сложных задачах, как справиться с так называемой прокрастинацией, сделать из своей работы систему и укладываться в установленные сроки без переутомления и стресса.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 199р

(Психология саморазвития)

Об авторе: Автор является одним из главных специалистов на мировом уровне по Канбан.

О книге:

Автор полагает, что продуктивность работы вы сможете увеличить, если будете визуализировать.

Ее книга рассказывает, как же все-таки обнаружить так называемых расхитителей времени, а также сделать свою работу более эффективной. Также вы сумеете оптимизировать работу и научитесь влиять на решения начальников. Если вы трудитесь в сфере под названием IT, то вам обязательно пригодится данное издание.

Цитаты:

Приобрести на Литрес за 449р

№5. «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль» – Дэн Кеннеди

(Саморазвитие)

Об авторе: Дэн Кеннеди является довольно известным по всему миру коучем, а также бизнес-тренером. Некоторые клиенты и коллеги называют его «создателем миллионеров».

О книге:

Данная книга будет очень полезной для тех, кто любит распоряжаться своим временем эффективно.

Если говорить об основной мысли книги, то она заключается в том, что необходимо попросту сделать свою жизнь свободной от того, что пожирает время.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 399р

Системы тайм-менеджмента бесчеловечны

Да, кто-то должен был это сказать, и я это сделал.

Тайм-менеджмент – отличная система для машины, но не для человека. Она не учитывает наши уровни энергии. Очевидно, лучше всего мы работаем в разное время суток

Тайм-менеджмент не принимает во внимание эти эмоциональные, умственные и энергетические факторы, свойственные людям

Фото: Lab Manager

Решение: во время планирования ориентируйтесь на свою энергию, а не на время.

Планируйте важные задачи на самое продуктивное время суток – а именно на раннее утро. Дело в том, что наибольший прилив энергии мы чувствуем сразу после сна. Легкие задачи, не требующие креативности, отложите на вечер.

Вот простой пример, как распланировать свой день в соответствии с уровнями энергии:

  • Креативная энергия (лучше всего с 4:00 до 11:00)
  • Социальная энергия (лучше всего с 18:00 до 23:00)
  • Коммуникативная энергия (звонки, электронные письма, сообщения — лучше всего с 14:00 до 17:00)
  • Энергия обучения (любое время, кроме полудня)
  • Физическая энергия (спорт — лучше всего с 12:00 до 14:00).

Список заданий

Составление списка дел один из самых важных моментов. Он должен включать в себя, в первую очередь, все задания, которые необходимо выполнить за день. Очень хорошо, если посмотреть на этот вопрос шире и составить вместе с школьником план на неделю и даже на месяц.


планировать свой день

Родители должны следить за списком дел и помогать ребенку выработать регулярный распорядок, расставляя по приоритетам от двух до четырех задач на предстоящий день. С другой стороны, если у малыша есть большой проект, который нужно реализовать, вам нужно показать ему, как разбить большое задание на более мелкие этапы. Ежедневное выполнение посильной части придает уверенности и не создает ощущения рутины. Оно воспринимается в дневном или недельном масштабе, а не в более долгосрочном.

Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

«Хронометраж»

Кто придумал: Глеб Архангельский, автор книг по тайм-менеджменту, основатель компании «Организация времени».

В чём заключается

Первый этап. На первом этапе хронометража ваша задача — узнать, на что же тратится ваше время. Для этого раз в 1-2 часа записываете всё, что делаете и сколько времени на это тратите. Автор рекомендует делать записи в тетрадке или блокноте, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать.

Первый этап длится несколько недель, возможно пару месяцев

Важно, чтобы за это время у вас сложилась полная картина, на что тратится ваше время

В это время вы не предпринимаете никаких активных действий. Сейчас что-то кардинально поменять всё равно не выйдет, так что постарайтесь абстрагироваться и посмотреть на картину со стороны.

Второй этап. Теперь в дневнике нужно также отмечать, насколько эффективно вы потратили какой-либо отрезок времени. Например:

  • время потрачено эффективно;
  • время потрачено с пользой, но не оптимально;
  • бесполезная трата времени — и так далее.

Теперь, ориентируясь на эти оценки, действуйте: постарайтесь увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты.

Теперь вы научитесь автоматически, без записи и анализа оценивать, тратите ли время с пользой или впустую — и корректировать своё поведение.

Кому подходит: тем, кто под вечер осознаёт, что ничего не успел, и не понимает, на что ушло время.

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Принципы тайм-менеджмента

Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
Ведите записи.
Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
Всегда носите с собой ручку и блокнот.
Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
Научитесь говорить «Нет»

Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
Не выполняйте чужие дела

Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
Выделяйте время на самосовершенствование.
Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

Делайте то, что должны сделать сначала

Не откладывайте важные дела на потом.
Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
Все действия выполняйте на основе приоритетов.
Не тратьте много сил на достижение незначительной цели

Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело

«Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

8-й совет тайм менеджмента. Кто ходит в гости по утрам…

Ни для кого не секрет, что в течение дня наша работоспособность меняется. Одному человеку намного легче работать с утра, другому, наоборот, легче работать вечером или ночью.  Определите то время, когда вы наиболее эффективны в том, что вы делаете. Отведите это время на важные дела. Все остальное делайте в другое время.

Лично для меня самое продуктивное время это с 6 часов утра до 10 часов утра. Работая в это время, я успеваю делать объем работы, который я запланировал на целый день.

Отводя время, когда вы наиболее эффективны, самому важному, вы сможете выполнять в несколько раз больше и в несколько раз быстрее

Что такое тайм-менеджмент

В буквальном переводе – «управление временем». Что означает – учет, распределение и планирование рабочего времени. Основная цель – максимальная эффективность труда.

Люди, работающие с учетом принципов тайм-менеджмента, успевают сделать за отведенный период больше других, у них остается время на отдых и развлечения.

Методика тайм-менеджмента состоит из нескольких частей:

  • хронометраж;
  • оптимизация труда;
  • планирование;
  • мотивация.

Оптимальное распределение времени помогает и в трудовой сфере, и в жизни. Люди, которые используют принципы тайм-менеджмента более здоровы и спокойны. Спешка и неумение закончить дела в срок – это стресс, а нервные потрясения негативно влияют на самочувствие и могут стать причиной разных болезней.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector